¿Qué variables existen a la hora de gestionar un proyecto? Básicamente 3: el alcance, el plazo y el presupuesto.

La mayor parte de las veces, el cliente fija al menos una de estas variables. Por ejemplo, cuando insiste en que:

- la fecha de entrega tiene que ser X (plazo)

- el resultado final tiene que contar con una determinada funcionalidad (alcance).

- el dinero disponible para el proyecto es de X euros (presupuesto)

En los casos en que una de las variables es fija, es evidente que debemos actuar sobre las otras. Vamos a verlo:

1. Plazo

Muchos clientes insistirán en que la fecha límite para la entrega del proyecto es inamovible. Normalmente, esta fecha dependerá de otros compromisos adquiridos. Es posible que por exigencias del mercado, el cliente haya  fijado una determinada fecha de lanzamiento, o se haya comprometido con otros proveedores.

Modificar el alcance. Lo fundamental en este caso es analizar el alcance del proyecto.

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Ya sabemos que entregar los proyectos con retraso es muy poco recomendable: afecta de manera directa a nuestra reputación como profesionales y a la confianza que nuestros clientes depositan en nosotros.

Por eso, normalmente conviene cubrirse las espaldas con los plazos de entrega. Y la forma más sencilla de hacerlo es introducir un cierto margen en las estimaciones, de forma que incluso si se produce algún problema o imprevisto, somos capaces de entregar a tiempo, y el cliente queda plenamente satisfecho.

Pero ¿qué ocurre si todo marcha sobre ruedas y, debido en parte al margen de seguridad que hemos añadido, acabamos antes de lo previsto y decidimos entregar el proyecto al cliente antes de lo que se esperaba?

Lo más normal es que el cliente se lleve una grata sorpresa, y que quede francamente encantado. Sin embargo, debido a ciertos prejuicios y malentendidos, un entrega temprana puede traernos algunos problemas. Vamos a analizarlos:

Asunción 1. “La calidad lleva tiempo”

Algunos clientes pensarán que la rapidez con que has realizado el proyecto ha ido en detrimento de la calidad del producto final. Es decir: que si has entregado dos días antes es porque has ido a toda velocidad, te has dejado cosas en el camino, no has revisado el trabajo lo suficiente, etc.

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Imagina que vas a ver a un cliente y quieres proponerle tus servicios, o que vas a defender tu proyecto frente a un grupo de personas. ¿Qué necesitas para convencerles de que tu propuesta es la más adecuada?

Hay al menos 9 factores clave que debes tener en cuenta:

1. Seguridad

Para convencer al cliente necesitas transmitir seguridad. Es algo esencial:  el cliente necesita saber que estás plenamente preparado para solucionar sus problemas.

No se trata de fingir ni de aparentar. La seguridad tampoco es un atributo exclusivo del carácter personal. Normalmente tiene su origen en la experiencia y los conocimientos que has ido adquiriendo en tu área concreta de especialización.

No puedes aparentar ser quien no eres. Pero lo que sí puedes hacer es atenuar los rasgos de inseguridad en tu exposición: evita las contradicciones y los titubeos, intenta no corregirte todo el tiempo a ti mismo, y no menosprecies tus trabajos por pequeños y humildes que te parezcan.

Piensa que lo que para ti es un proyecto sencillo, para tu cliente puede ser la solución perfecta.

2. Sin soberbia

“Sabes mucho, pero no lo sabes todo”. Esta frase resume bien lo que la mayor parte de los clientes buscan de ti. Necesitas transmitirles seguridad, sí; pero sin olvidar que las personas soberbias son muy difíciles de tratar: creen que lo saben todo, son incapaces de reconocer que se han equivocado, y no admiten otros puntos de vista porque están convencidos de que siempre tienen razón, y de que su propuesta es inmejorable.

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¿Has trabajado alguna vez para un cliente ubicado en el extranjero?

Aunque el trabajo sea, en esencia, el mismo que realizas habitualmente, las circunstancias que lo rodean pueden hacer que todo sea diferente. En FreelanceFolder han recopilado los puntos que debes tener en cuenta para asegurarte de que todo sale bien:

Diferencias horarias

Si tu cliente vive en la otra punta del planeta, es evidente que tendréis que sincronizar parte de vuestros horarios para conseguir una comunicación y una gestión de proyecto fluidas. No tiene mucho sentido que llames -o te llamen- en mitad de la noche…

Debes tener en cuenta las diferencias horarias con tu cliente para:
- Coincidir a la hora de responder dudas, pedir información, dar soporte, etc.
- Realizar las entregas

Moneda

Evita las sorpresas de última hora. Acuerda con el cliente la moneda de pago. Si no se trata de tu moneda habitual, realiza tus cálculos para asegurarte de que la cantidad fijada es la correcta. Puedes apoyarte en una herramienta de conversión.

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Hay muchas formas de poner precio a tu trabajo: por horas, por proyecto, revisando las tarifas según la dificultad o la urgencia de la entrega, ajustando el precio para enganchar a un nuevo cliente, etc.

Elijas la forma que elijas para poner precio a tu trabajo, todavía debes responder a una pregunta importante:

¿Te conviene hacer públicas tus tarifas?

Hoy vamos a analizar las ventajas y desventajas de hacerlo.

Ventajas

Reduces las posibilidades de regateo. Si pones un precio a tu trabajo y lo haces público, dejas muchas menos opciones al cliente, o potencial cliente, para intentar obtener rebajas y descuentos. Es un poco como en las tiendas que tienen el precio puesto en el escaparate: cuesta lo que cuesta, y normalmente no hay espacio para el regateo.

Te quitas de encima a mucha gente que, en realidad, no va contratar tus servicios. Muchos clientes potenciales piden presupuestos para obtener información -para saber más o menos cuánto costaría realizar un trabajo- pero en realidad no tienen intención de contar con tus servicios.

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¿Quieres que tus posible clientes huyan despavoridos en el primer contacto? Seguro que no.

Ya sabes que la primera impresión suele ser irreversible: si no lo hacemos bien, no tendremos una segunda oportunidad. Por eso resulta tan útil analizar las “malas prácticas”. En FreelanceFolder han recopilado 6 formas típicas de causar una mala impresión desde el inicio.

Toma nota para no repetir estos errores tan comunes:

1. Demasiado ocupado para explicar tu trabajo

Si eres un buen profesional y tienes un poco de suerte, es posible que estés a rebosar de trabajo, y que no tengas suficiente tiempo para atender a la gente que se interesa por tus servicios.

Como consecuencia, puede que no dediques a los posibles nuevos clientes el tiempo y la atención que ellos esperan. Unos ejemplos típicos:

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Tratar con otras personas es una parte fundamental en el trabajo de cualquier profesional. ¿Qué podemos hacer cuando esas relaciones se vuelven complicadas?

El mito del profesional absolutamente independiente, que se limita a hacer su trabajo en solitario y a su manera y no rinde cuentas ante nadie, no deja de ser eso: un simple mito.

Como mínimo, necesitamos clientes. De nuestro trato con ellos dependen nuestros ingresos. Y lo cierto es que muchas veces ese trato se hace complicado.

Es un nudo que, como profesionales, debemos aprender a desatar.

Tomando como punto de partida un artículo de FreelanceFolder hemos recogido unos cuantos consejos que te ayudarán a gestionar mejor estas situaciones.

Primer paso: detectar qué está fallando

El primer paso consiste en detectar dónde está fallando nuestra relación con el cliente.

Hay al menos 4 motivos típicos por los que los que consideramos que un cliente es complicado:

1. Problemas de comunicación

A veces los problemas se encuentran en el canal de comunicación y en la forma que tenemos ambas partes de utilizarlo. Hay gente que prefiere hablar por teléfono; otros, en cambio, son partidarios de ponerlo por escrito, para que quede constancia de las peticiones; muchas otras personas solo son capaces de explicar bien lo que piensan en una conversación cara a cara…

Si no damos con el canal de comunicación adecuado y la frecuencia precisa, será difícil que nos entendamos con el cliente.

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En otoño las hojas se caen. Afortunadamente, las páginas web no.

Hemos ido recogiendo algunos sitios web que, por su diseño sencillo y efectivo, y por la forma directa de comunicar su mensaje, pueden servirte como fuente de inspiración:

- squarespace

- ukecosas

- train-ee

- envato

- tearoundapp

- boxuk

- dellustrations

- thoughtbot

- pixelounge

- slydial

- bookingbug

- ticketea

- saiku

- magntize

Y de postre, unos logos web interesantes, y unas cuantas técnicas y recursos interesantes para diseñar botones mediante CSS.

La relación de un freelance con sus clientes no siempre es fácil: a lo largo del proyecto  surgen dudas y se producen malentendidos que enturbian el trabajo. ¿Hay alguna manera de limitar/superar estas situaciones?, nos preguntamos a menudo.

La respuesta es: SÍ. Tomando como punto de partida un artículo de Designm.ag, vamos a darte 13 excelentes consejos que te permitirán gestionar mejor las relaciones con tus clientes, y te ayudarán a aprender de cada proyecto:

1. Conoce a tu cliente

Para trabajar sobre una base sólida, debes conocer el negocio de tu cliente: los productos y servicios que ofrece, su cultura corporativa, y su propuesta de valor al cliente.

Y, por supuesto, debes conocer sus objetivos, y qué es lo que espera de ti.

Está claro que cuando las dos partes -profesional y cliente- están alineadas en sus objetivos, los malentendidos quedan reducidos a su mínima expresión.

2. Desarrolla un método

La memoria es débil. Sigue un método sencillo para almacenar y gestionar la información que vas obteniendo sobre tus clientes (utilizando, por ejemplo, un pequeño CRM). Así podrás recuperar al instante información útil sobre los proyectos realizados, los contactos, las llamadas y los emails enviados y recibidos, etc.

De esta forma no tendrás que volver a preguntar lo mismo todo el tiempo, podrás reutilizar la información para tus proyectos posteriores, y conocerás cada vez mejor a tus clientes.

Toda esta información te permitirá tomar las decisiones más adecuadas en el menor plazo de tiempo posible.

3. Escuchar es más importante que hablar

Ya sabes: una boca para hablar, dos orejas para escuchar. Atiende a lo que tu cliente quiere contarte, muy especialmente al principio de una relación, cuando todo está por construir. Escucha antes de proponer tu solución o tu punto de vista. Si el cliente quiere contártelo, será por algo.

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¿Seguro que utilizas de forma apropiada el teléfono, el correo electrónico y la mensajería instantánea para comunicarte con tus clientes?

Nadie puede conseguir un proyecto, y mucho menos realizarlo, sin comunicarse con el cliente. Cuando hablamos con otra persona cara a cara tenemos muchas herramientas para transmitirle lo que pensamos, y para entender lo que la otra persona quiere decirnos: gestos, tono de voz, interacción directa, etc. El problema es que cuando nos comunicamos utilizando nuevos medios, como el correo electrónico, el chat o incluso una videoconferencia, perdemos buena parte de esas herramientas.

En FreelanceSwitch nos proponen unos buenos consejos para mejorar nuestra comunicación online con nuestros clientes y colaboradores. Hemos seleccionado los mejores:

1. Varía el tono de tu voz en el teléfono y en Skype

El tono de voz añade muchos matices -es decir, mucha información- a lo que estás diciendo, y puede ayudarte a suplir los gestos, que evidentemente no están presentes en una conversación telefónica. Además, es uno de los mejores remedios contra la monotonía en un discurso. Así que intenta ir modificando tu tono de voz a lo largo de la conversación para reforzar tu mensaje.

2. Sonríe también en las videoconferencias

Es inevitable: la gente que sonríe a menudo transmite energía positiva, resulta mucho más agradable y cae mejor. No se trata de sonreír todo el rato por decreto ley. Eso resultaría estúpido. Pero a veces, con el trabajo, las prisas y la tensión, se nos olvida que sabemos sonreír. Y que cuando lo hacemos somos un poco más felices. Tenlo en cuenta. En una conversación cara a cara, o por videoconferencia, lo que hay en tu cara es buena parte de lo que transmites.

3. Suple el contexto con emoticonos

Ya hemos comentado que en la comunicación online muchas cosas quedan fuera. Los emoticonos pueden ayudarte a poner aquello que falta, sobre todo cuando quieres ser irónico, sarcástico, cuando quieres bromear, etc. Ya sabes que sin el contexto de los gestos, tono de voz, etc, estas intenciones pueden ser malinterpretadas. La ironía es uno de los casos más claros.

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