¿Quieres que tus posible clientes huyan despavoridos en el primer contacto? Seguro que no.

Ya sabes que la primera impresión suele ser irreversible: si no lo hacemos bien, no tendremos una segunda oportunidad. Por eso resulta tan útil analizar las “malas prácticas”. En FreelanceFolder han recopilado 6 formas típicas de causar una mala impresión desde el inicio.

Toma nota para no repetir estos errores tan comunes:

1. Demasiado ocupado para explicar tu trabajo

Si eres un buen profesional y tienes un poco de suerte, es posible que estés a rebosar de trabajo, y que no tengas suficiente tiempo para atender a la gente que se interesa por tus servicios.

Como consecuencia, puede que no dediques a los posibles nuevos clientes el tiempo y la atención que ellos esperan. Unos ejemplos típicos:

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Los profesionales freelance están normalmente tan ocupados con los proyectos de sus clientes que no suelen encontrar tiempo para poner su sitio web a punto. Es algo lógico y comprensible.

Pero ¿qué ocurre cuando la actividad del mercado se ralentiza y hay menos trabajo? Pues que llega el momento de actualizar ese sitio web, que al fin y al cabo es el mejor escaparate de un profesional independiente.

En FreelanceSwitch nos recuerdan 7 cosas que no pueden faltar en el sitio web de un freelance:

1. Personalidad

¿Tu sitio web tiene personalidad? Debes tener una propuesta de valor propia. Asegúrate de que incluyes algunos detalles en tu sitio web que dejen ver cómo eres y qué cosas te gustan. Piensa que si alguien va a contratarte, primero querrá saber algo sobre ti. Los clientes buscan personas en las que confiar, personas que tengan pasión por lo que hacen. La información fría e impersonal no funciona.

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Tratar con otras personas es una parte fundamental en el trabajo de cualquier profesional. ¿Qué podemos hacer cuando esas relaciones se vuelven complicadas?

El mito del profesional absolutamente independiente, que se limita a hacer su trabajo en solitario y a su manera y no rinde cuentas ante nadie, no deja de ser eso: un simple mito.

Como mínimo, necesitamos clientes. De nuestro trato con ellos dependen nuestros ingresos. Y lo cierto es que muchas veces ese trato se hace complicado.

Es un nudo que, como profesionales, debemos aprender a desatar.

Tomando como punto de partida un artículo de FreelanceFolder hemos recogido unos cuantos consejos que te ayudarán a gestionar mejor estas situaciones.

Primer paso: detectar qué está fallando

El primer paso consiste en detectar dónde está fallando nuestra relación con el cliente.

Hay al menos 4 motivos típicos por los que los que consideramos que un cliente es complicado:

1. Problemas de comunicación

A veces los problemas se encuentran en el canal de comunicación y en la forma que tenemos ambas partes de utilizarlo. Hay gente que prefiere hablar por teléfono; otros, en cambio, son partidarios de ponerlo por escrito, para que quede constancia de las peticiones; muchas otras personas solo son capaces de explicar bien lo que piensan en una conversación cara a cara…

Si no damos con el canal de comunicación adecuado y la frecuencia precisa, será difícil que nos entendamos con el cliente.

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- ¿Hacia dónde se dirige el diseño web?

- ¿Cuáles serán las principales tendencias y claves de éxito en 2010?

La gente de Information Architects ha hecho un pronóstico interesante, que os ofrecemos traducido (libremente) y resumido:

Simplicidad

Todavía hoy muchos sitios web son demasiado difíciles de utilizar. Están repletos de información irrelevante y su funcionalidad es demasiado confusa. En estos sitios, hay 3 elementos esenciales que se echan en falta:

a) Un modelo de negocio

Pocos sitios web tienen un modelo de negocio claro. Muchos intentan hacer dinero a través de una publicidad aleatoria e insistente, pensando que la “cantidad” se transformará automáticamente en mayores ventas.

Pero lo cierto es que los sitios web de éxito, como Google, Flickr, o World of Warcraft, hacen justamente lo contrario, demostrando que la clave está en:

- hacer algo realmente bien

- simplificar

- no apoyarse en publicidad aleatoria

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¿Cuales han sido las ideas y tendencias de negocio que han marcado la última década? En Harvard Business han recopilado algunas de las más influyentes. Las hay de todo tipo. Unas han tenido efectos positivos en la sociedad. Otras han tenido su parte de responsabilidad en la crisis económica actual.

El hecho es que algunas de estas ideas siguen siendo revolucionarias y seguirán dando que hablar en el futuro. Merece la pena hacer un repaso:

Generar valor para el accionista como estrategia

La noción de generar beneficios atractivos para el inversor es tan vieja como la inversión misma, pero ha sido en esta última década cuando el objetivo de generar valor para el accionista ha eclipsado a todos los demás.

La gestión centrada en la generación de valor llevó el precio de la acción al corazón mismo de la toma de decisiones. Sin embargo, en 2009, Jack Welch, uno de los defensores más conocidos del concepto “generar valor”, confesó que la idea no funcionaba exactamente así:

“Generar valor para los accionistas es un resultado, no una estrategia. Los elementos esenciales son tus empleados, tus clientes y tus productos”.

Le tecnología como herramienta

La amenaza “fantasma” del efecto 2000 nos puso a todos en guardia sobre el peso creciente de la tecnología en las estructuras de negocio.

La Nube es solo el último paso en un largo proceso en el que las empresas han podido utilizar las herramientas software en modo servicio: a bajo coste, pagando por el uso, sin necesidad de construir una infraestructura, y sin tener que contratar personal técnico especializado.

La web 2.0 y la opinión de los clientes

Gracias al desarrollo de la web 2.0 -la nueva plataforma tecnológica- la voz del cliente se ha hecho cada vez más poderosa, tanto a nivel colectivo -con los sistemas de rating de Amazon, por ejemplo- como a nivel individual, con sugerencias, quejas y propuestas que ya no se pierden en el vacío, sino que encuentran eco en la Red.

Las empresas han descubierto cada vez más y mejores maneras para escuchar con atención a sus clientes.

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En 2009 no todo ha sido crisis económica y depresión anímica. También ha habido -como siempre sucede- buenas ideas y excelentes trabajos.

Te presentamos unas cuantas listas de “grandes éxitos” para que empieces 2010 cargado de inspiración.

- Los mejores diseños web de 2009. En un año de recesión, los presupuestos en publicidad han sufrido serios recortes. En muchos casos, esto ha hecho que la gente del marketing apueste por la web como herramienta de promoción de bajo bajo coste. Como vas a poder comprobar, el resultado final ha sido un trabajo creativo más que interesante: en D-lists han seleccionado los mejores diseños webs del año.

- 30 buenos diseños de formularios web y páginas de registro. No es fácil conseguir que un cliente se registre en nuestra página web. Pero para muchos negocios, éste es un paso imprescindible. Así que lo mejor es construir una página de registro y unos formularios web sencillos, prácticos y atractivos. Como los que han recopilado en dzineblog.

- Tablón de recursos útiles para diseñadores y desarrolladores. Imágenes gratuitas, plugins, CSS, plantillas, tutoriales de Flash y PHP, fuentes, hosting… Estos son solo algunos de los recursos que puedes encontrar en devlisting.

- Las aplicaciones favoritas de Guy Kawasaki. Guy Kawasaki ha creado una lista con las aplicaciones que para él resultan más útiles y productivas. Puede que ya conozcas muchas de ellas, pero seguramente encontrarás alguna nueva herramienta hecha a la medida de tus necesidades. Por ejemplo, para aumentar tu productividad, o para sacarle el máximo rendimiento a Twitter, a tu iPhone, etc. Solo tienes que echar un vistazo en la lista de favoritos de Kawasaki.

Muchos clientes ni siquiera se molestarán en decirte que no están satisfechos con tus servicios. Simplemente, dejarán de contratarte.

Esta fuga silenciosa es una de las peores situaciones para un profesional: el cliente se marcha y no sabes por qué. Eso significa que no cuentas con la información necesaria para corregir los errores cometidos, y por tanto es muy fácil que vuelvas a cometerlos en proyectos futuros.

Por fortuna, existe un método sencillo para hacer frente a esta situación: preguntar a tu cliente.

No hace falta que diseñes un encuesta demasiado compleja. Un cuestionario simple con preguntas básicas puede ser más que suficiente para detectar lo que funciona y lo que está fallando en tus proyectos y en tu relación con los clientes.

La importancia de preguntar

Ya sabes que un cliente satisfecho es un tesoro: además de confiar en ti para realizar sus proyectos, hablará bien de ti a sus amigos y conocidos.

Las preguntas a tu cliente pueden servir para:

- Saber cuáles son tus puntos fuertes

- Conocer tus puntos débiles

- Detectar oportunidades de mejora en tu método de trabajo

- Hacerle ver a tu cliente que te preocupas por él

- Reforzar la comunicación

- Obtener información adicional

- Ponerte en contacto con otros clientes

- Generar información útil desde el punto de vista del marketing: testimonios, etc.

y un largo etcétera

Cómo preguntar

Puedes introducir las preguntas en las conversaciones que se producen todos los días con los clientes, en la gestión diaria de los proyectos.

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“El cliente siempre tiene razón”, dicen. Y es cierto que un profesional no tiene ningún futuro si no cuida a sus clientes. Pero eso no significa que haya que decir sí a todo, ni que tengas que aceptar cualquier proyecto.

Es verdad que son tiempos de crisis, y que no resulta fácil rechazar una oportunidad. Pero a veces es la mejor opción. Porque, como vamos a ver, aceptar un “trabajo ruinoso” puede convertirse en una de las peores elecciones para un profesional.

En FreelanceFolder han recopilado 10 tipos de proyectos que no deberías aceptar si no quieres perder tiempo, dinero, felicidad, salud y reputación…

1. No tienes ni idea de lo que el cliente quiere

A pesar de tus esfuerzos por entender qué es lo que el cliente necesita, no consigues salir de dudas. Preguntas, escuchas, demandas información pero, o bien no te responden, o bien las respuestas son tan vagas que no valen ni siquiera para realizar una planificación aproximada. Ese proyecto es de alto riesgo, y puede conducir a cualquier lugar menos al que a ti te interesa.

2. El cliente tiene fama de no pagar

Siempre es conveniente conocer bien el negocio del cliente para abordar el proyecto con la mejor información. Puedes aprovechar ese proceso para informarte, también, sobre la reputación del cliente. Sólo necesitas preguntar a otros colegas y darte una vuelta por Internet: página web, opiniones y experiencias en redes sociales, etc.

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Casi todo cambia a nuestro alrededor: las herramientas de trabajo, los clientes, la tecnología, las exigencias del mercado, la competencia… Por eso, lo normal es que también nosotros, como profesionales, nos veamos obligados a cambiar para sobrevivir. Esa es la base de la innovación.

Pero cambiar no siempre resulta sencillo. ¿Hasta dónde debemos hacerlo?

- Si no cambiamos nada corremos el riesgo de desaparecer. Nadie se imagina ya a un freelance sin ordenador, sin teléfono móvil, sin conexión a Internet, y haciendo las cuentas con lápiz y papel.

- Si lo cambiamos todo -incluidos nuestros presupuestos de partida- nos arriesgamos a llevar nuestro negocio a un punto al que no queremos llegar. Podemos acabar haciendo algo que ni nos gusta ni nos interesa. Y eso, desde luego, también es un callejón sin salida. ¿Para qué ser freelance en esas condiciones?

Equilibrio entre determinación y flexibilidad

Es evidente que la elección de los proyectos que vamos a realizar marca nuestra orientación profesional: si realizamos un determinado tipo de trabajos, avanzamos en una dirección; si escogemos otros, nos orientamos en otra dirección muy distinta.

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La relación de un freelance con sus clientes no siempre es fácil: a lo largo del proyecto  surgen dudas y se producen malentendidos que enturbian el trabajo. ¿Hay alguna manera de limitar/superar estas situaciones?, nos preguntamos a menudo.

La respuesta es: SÍ. Tomando como punto de partida un artículo de Designm.ag, vamos a darte 13 excelentes consejos que te permitirán gestionar mejor las relaciones con tus clientes, y te ayudarán a aprender de cada proyecto:

1. Conoce a tu cliente

Para trabajar sobre una base sólida, debes conocer el negocio de tu cliente: los productos y servicios que ofrece, su cultura corporativa, y su propuesta de valor al cliente.

Y, por supuesto, debes conocer sus objetivos, y qué es lo que espera de ti.

Está claro que cuando las dos partes -profesional y cliente- están alineadas en sus objetivos, los malentendidos quedan reducidos a su mínima expresión.

2. Desarrolla un método

La memoria es débil. Sigue un método sencillo para almacenar y gestionar la información que vas obteniendo sobre tus clientes (utilizando, por ejemplo, un pequeño CRM). Así podrás recuperar al instante información útil sobre los proyectos realizados, los contactos, las llamadas y los emails enviados y recibidos, etc.

De esta forma no tendrás que volver a preguntar lo mismo todo el tiempo, podrás reutilizar la información para tus proyectos posteriores, y conocerás cada vez mejor a tus clientes.

Toda esta información te permitirá tomar las decisiones más adecuadas en el menor plazo de tiempo posible.

3. Escuchar es más importante que hablar

Ya sabes: una boca para hablar, dos orejas para escuchar. Atiende a lo que tu cliente quiere contarte, muy especialmente al principio de una relación, cuando todo está por construir. Escucha antes de proponer tu solución o tu punto de vista. Si el cliente quiere contártelo, será por algo.

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