El tiempo es oro.

A. Podrás realizar más tareas, lo cual te reportará más beneficios.

B. Tendrás la oportunidad de dedicar ese tiempo “ganado” a hacer otras cosas importantes: divertirte, estar con tu familia, hacer deporte, leer, ver una buena película, hacer la compra, poner una lavadora, etc.

Conclusión: todo son ventajas.

¿Cómo ahorrar tiempo?

Mediante una “lluvia de ideas”, los lectores de FreelanceFolder han planteado sus consejos para ahorrar tiempo y aumentar la productividad. Hemos hecho una selección con los 25 más interesantes:

1. Planificar con antelación. Puedes aprovechar los últimos momentos del día para planificar las tareas del día siguiente. Así no perderás tiempo en el arranque.

2. Trabajar con una lista de tareas. Tacha las tareas conforme las vas completando. Deja las pendientes para el día siguiente. Este sistema es sencillo y muy eficaz.

3. Establecer prioridades en la lista de tareas, para completar antes las más importantes.

4. Partir las tareas más complejas en tareas más sencillas. De esta forma podrás abordar problemas que, de otra manera, te parecerían irresolubles, y que podrían frenarte.

5. Programar -y cumplir- los tiempos de descanso necesarios. No somos máquinas. Unos pequeños descansos cada cierto tiempo nos ayudan a rendir mucho mejor.

6. Levantarse temprano para aprovechar las primeras horas de la mañana (normalmente, las más productivas). Está claro que cada freelance tiene sus propios ritmos vitales, y tiene que organizarse a su manera. Pero lo de levantarse tarde suele convertirse en un problema. Para empezar, porque así dejamos de compartir  los horarios de nuestros clientes.

7. Aprender algo de mecanografía, para teclear más rápido. Al fin y al cabo, el teclado es una de nuestras herramientas esenciales.

8. Dedicar el tiempo suficiente a pensar las cosas antes de empezar a hacerlas. De lo contrario, es fácil que tengas que volver atrás y replantearte de nuevo el trabajo.

9. “Cerrar el email”. Consulta y responde a los correos electrónicos de forma planificada, en un máximo de 4 tandas durante el día para no perder la concentración. Si lees el correo cada vez que entra un mensaje nuevo, y tratas de responder en el momento, será muy difícil que consigas avanzar con el trabajo.

10. Trabajar con dos monitores para mejorar la productividad.

11. Usar Dropbox para compartir archivos.

12. No ver la televisión. Parece mentira, pero esta es una forma impresionante de ganar tiempo.

13. Utilizar un netbook para aprovechar el tiempo que normalmente perdemos en esperas y desplazamientos: en un viaje, en la sala de espera, etc.

14. Utilizar aplicaciones en “la nube” para poder trabajar desde cualquier lugar.

15. Estar atento a lo que te rodea. Lleva una cámara encima -aunque sea integrada en el móvil- para tomar imágenes de referencias cuando algo te impacta: ilustraciones, esquemas, etc. Una grabadora -la del móvil sirve- también puede ayudarnos a fijar buenas ideas. Aunque hay quien prefiere una simple libreta de notas.

16. Separar el espacio de trabajo del resto de la casa, y mantenerlo ordenado para no perder tiempo buscando cosas.

17. Una taza de café. La cafeína puede ayudarte a arrancar cuando te encuentras dormido, aletargado  o desanimado. Ojo. Si te pasas, acabarás con tembleque…

18. Una taza de té es una mejor opción para los que tienen el estómago un poco delicado…

19. Decir NO al cliente cuando sea necesario. No solo ahorra tiempo. También ahorra disgustos.

20. Desviar el trabajo que no podemos realizar de manera eficaz -por falta de tiempo o de especialización- a otros profesionales de confianza.

21. Dormir bien la noche anterior.

22. Un teléfono móvil con gestión de correo electrónico, especialmente si te desplazas a menudo de un sitio para otro y necesitas estar conectado.

23. Utilizar un lector de feed RSS configurado a tu medida. Es la forma más efectiva para estar al día sin perder demasiado tiempo saltando de un blog a otro.

24. Aplicar al trabajo la filosofía Menos es más: hacer las cosas sencillas y hacerlas bien. La vida ya es suficientemente complicada.

25. Utilizar una aplicación específica para generar las facturas. Por ejemplo, facturagem. Olvídate de las hojas Excel: no están hechas para hacer facturas.

¿Y tú qué opinas? ¿Cuál es tu secreto para sacarle el máximo rendimiento a tu trabajo?

Puedes ver todos los comentarios de los lectores en Open Thread: What One Thing Saves You The Most Time.

Pero si todavía quieres más, en Bryaneisenberg nos ofrecen una impresionante colección de enlaces interesantes para la gente que realmente quiere profundizar en el mundo de Google  Analytics.

SiteScan es una aplicación gratuita que te permite comprobar si el código de Google Analytics está correctamente configurado en todas las páginas de tu sitio web.

Y para los que empiezan, la guía SEO para  principiantes, elaborada hace ya un tiempo tiempo por Google.

]]> http://blogdelfreelance.com/2010/03/04/recursos-seo-para-el-posicionamiento-y-la-analitica-web/feed/ 0 http://blogdelfreelance.com/2010/02/14/recursos-para-elaborar-wireframes-diagramas-graficos-y-flujos-de-navegacion/ http://blogdelfreelance.com/2010/02/14/recursos-para-elaborar-wireframes-diagramas-graficos-y-flujos-de-navegacion/#comments Sun, 14 Feb 2010 10:37:40 +0000 ansueta http://blogdelfreelance.com/?p=5920 - ¿Tienes que dibujar la maqueta o wireframe de un sitio web?

- ¿Necesitas representar un flujo de navegación?

Ya sabes que antes de arrancar cualquier proyecto, lo más útil que puedes hacer es dibujar lo que tienes en la cabeza. De esta forma contarás con una referencia para ordenar el trabajo, para valorar el alcance real, y para detectar los problemas con los que puedes encontrarte. Además, estos esquemas te permitirán compartir la información con el cliente y con el resto del equipo.

Estos consejos y herramientas pueden servirte de gran ayuda:

1. ¿Qué tipo de gráfico me conviene elaborar?

¿Tienes que elegir una forma de presentación para tus datos y no sabes por dónde empezar? Esta recopilación de tipos de gráficos puede servirte como inspiración.

2. Prefiero trabajar con lápiz y papel

Hay gente que prefiere trabajar al estilo tradicional, con lápiz y papel. Muchas veces, sobre todo en la fase de arranque, puede resultar más rápido e intuitivo, y además no pone límites a nuestra creatividad e imaginación: podemos dibujar y apuntar cualquier cosa, como en un cuaderno de notas.

La ventaja es que ahora no tenemos por qué arrancar de un papel en blanco. Aquí tienes unas plantillas imprimibles para que después completes tus wireframes o maquetas a mano.

3. Elaborar wireframes online

- Hotgloo es una aplicación muy sencilla e intuitiva, que te permite elaborar wireframes online arrastrando los elementos básicos al área de trabajo: cajas de texto, combos, elementos de formulario, imágenes, etc.  Puedes compartir los diagramas con tus clientes y colaboradores, y estos pueden comentarlos y editarlos. Tiene una versión beta gratuita aunque, eso sí, par aprobarla hay que registrarse.

- Gliffy también te permite elaborar diagramas online. Va un poco más allá de los típicos wireframes para diseñar una web. Para empezar, seleccionas el tipo de diagrama: de flujo, de redes, de negocio, de interfaz de usuario, planos técnicos, etc. Después puedes compartir tu trabajo con clientes y colaboradores. Es una aplicación gratuita.

4. Cuestión de método

A veces, lo que necesitas no es una herramienta, sino unas instrucciones básicas para ordenar tu trabajo y establecer cuáles son las conexiones entre los diferentes elementos. Aquí tienes un un método realmente útil y sencillo para diseñar el interfaz de tu sitio web.

5. Mucho más

Es evidente que en el mercado existen muchas otras aplicaciones -Axure y Visio son quizá las más conocidas- especializadas en la creación de diagramas. Si necesitas más, aquí tienes otras 16 herramientas para diseñar la estructura de tu próximo sitio web

6. Un poco de inspiración

Y ya que hablamos de representaciones esquemáticas y simplificadas, podemos tomar nota de unos diseños que hacen mucho con muy poco: son sitios web de una sola página, en la que todo el contenido y toda la estructura de navegación está condensada en una pantalla.

Si buscas un poco de inspiración, te proponemos estos 40 diseños de una sola página.

Te presentamos unas cuantas listas de “grandes éxitos” para que empieces 2010 cargado de inspiración.

- Los mejores diseños web de 2009. En un año de recesión, los presupuestos en publicidad han sufrido serios recortes. En muchos casos, esto ha hecho que la gente del marketing apueste por la web como herramienta de promoción de bajo bajo coste. Como vas a poder comprobar, el resultado final ha sido un trabajo creativo más que interesante: en D-lists han seleccionado los mejores diseños webs del año.

- 30 buenos diseños de formularios web y páginas de registro. No es fácil conseguir que un cliente se registre en nuestra página web. Pero para muchos negocios, éste es un paso imprescindible. Así que lo mejor es construir una página de registro y unos formularios web sencillos, prácticos y atractivos. Como los que han recopilado en dzineblog.

- Tablón de recursos útiles para diseñadores y desarrolladores. Imágenes gratuitas, plugins, CSS, plantillas, tutoriales de Flash y PHP, fuentes, hosting… Estos son solo algunos de los recursos que puedes encontrar en devlisting.

- Las aplicaciones favoritas de Guy Kawasaki. Guy Kawasaki ha creado una lista con las aplicaciones que para él resultan más útiles y productivas. Puede que ya conozcas muchas de ellas, pero seguramente encontrarás alguna nueva herramienta hecha a la medida de tus necesidades. Por ejemplo, para aumentar tu productividad, o para sacarle el máximo rendimiento a Twitter, a tu iPhone, etc. Solo tienes que echar un vistazo en la lista de favoritos de Kawasaki.

Algunas son muy técnicas, y sólo tienen sentido si te dedicas profesionalmente a la “experiencia de usuario”.

Varias de ellas se centran en cómo recoger feedback de los usuarios, un aspecto que resulta fundamental.

Las tres primeras son de conocimiento obligado para alguien que trabaje en la web:

1. Papel y lápiz

2. El ya mítico Google Analytics

3. Google Website Optimizer

4. Website Grader

5. Concept Feedback

6. Chalkmark

7. Clickheat

8. ClickTale

9. Clixpy

10. Crazy Egg

11. Ethnio

12. Feng-GUI

13. Five Second Test

14. Feedback Army

15. Loop11

16. Mechanical Turk

17. Morae

18. Open Hallway

19. Silverback

20. Simple Mouse Tracking

21. Usabilla

22. UserFly

23. UserTesting.com

24. UserVue

Estas son las herramientas. Pero para los que estén interesados, mucho más y mucho mejor en el artículo de Craig Tomlin: descripción de cada aplicación, precios, ventajas y desventajas, etc.

¿Necesitas comunicarte y colaborar a distancia con tus clientes y compañerxs de proyecto?

Ya hemos comentado varias veces que las reuniones, si no están bien gestionadas, pueden convertirse en un auténtico lastre. Mucho más si son presenciales, y exigen un esfuerzo y un gasto extra para llegar hasta el punto de encuentro.

En la revista Consumer han recopilado algunas de las herramientas que te permitirán ahorrarte desplazamientos innecesarios:

- Dimdim es una aplicación de código abierto especializada en reuniones online. Es gratuita para hasta 20 personas.

- Team Apart permite mantener reuniones online de hasta 4 personas, armadas todas ellas con su webcam y su micrófono.  Su principal baza es su sencillez, y también incluye algunas herramientas de colaboración para compartir imágenes, archivos, etc.

- Huddle es una herramienta de colaboración que, además de ofrecer un servicio de videoconferencia, también permite gestionar y compartir proyectos. Incluye una versión gratuita con limitaciones. A partir de ahí, lo que necesites gastarte…

- GoToMeeting se integra con Microsoft Outlook. Permite compartir a los asistentes el escritorio y cualquier documento en tiempo real, aunque no tiene videoconferencia. Cuesta 49 dólares al mes.

- Connect es la propuesta de Adobe. Se trata de una herramienta de colaboración (permite compartir archivos y documentos) y un sistema de videoconferencia gratuito para 3 personas. Si necesitas más capacidad, tendrás que pagarlo.

- WebEx es  la propuesta del gigante Cisco. Cuesta 59 dólares al mes y permite realizar reuniones, presentaciones y conferencias. Uno de sus puntos fuertes es que los usuarios pueden compartir el escritorio, un documento o incluso una aplicación en tiempo real. De esta forma, todos pueden seguir la reunión y trabajar al mismo ritmo.

Recuerda: menos desplazamientos = menos tiempo perdido = menos dinero gastado

Mensajería instantánea

Y si lo que buscas es todavía más sencillo, siempre te quedará la ya típica mensajería instantánea, de la que hemos hablado en varias ocasiones:

- Skype

- Google Talk

- Windows Live Messenger

- Yahoo! Messenger

Más y mejor en el artículo Videoconferencias y reuniones en la Web, publicado por Beny Arregocés en la revista Consumer.

- OpenGoo y su demo correspondiente en castellano Es una solución OpenSource (basada en código abierto) pensada más bien para equipos. Su objetivo es mejorar la productividad y la gestión de los diferentes miembros. Incluye gestión de tareas y documentos, gestión de proyectos, etc.

- Subernova está orientada directamente a los profesionales freelance. La idea es que, con esta aplicación, los freelance puedan controlar de manera sencilla el avance de las tareas y los proyectos, el cobro de facturas, la información a clientes, etc. También disponible para iphone. Cuesta 6 dólares al mes.

- Projectivity también es OpenSource. Promete un ahorro de tiempo del 20% y está orientada a la gestión de cartera, proyectos, conocimiento y colaboración.

- WorkETC. Combina CRM (gestión de clientes) con la gestión de proyectos, facturas y horarios. Tiene una tarifa para profesionales freelance de 30 dólares al mes.

- Daylite. Especial para maqueros. Esta herramienta de productividad está dirigida a los usuarios de  iphone e ipod touch. 50 euros al año o bien 9 euros al mes.

Puedes consultar una descripción más amplia de cada uno de estos programas en el artículo 5 Game Changing Project Management Tools, publicado en FreelanceFolder.

¿Alguien da más?

1. Infografía: la información es bella

Los datos son los datos, es verdad, pero para el usuario no es lo mismo consumirlos en forma de ladrillo que en pequeñas píldoras atractivas. En Informationisbeautiful hacen un esfuerzo por presentar la información de una forma más fresca y agradable, mucho más fácil de asimilar para el lector.

El resultado suele ser excelente, como por ejemplo, a la hora de explicar el extraño comportamiento de los usuarios de Twitter (del que ya hemos hablado alguna vez).

2. Alegría en la tipografía

Ayuda para elegir la tipografía adecuada y elaborar la CSS. Typechart es una aplicación muy útil para que selecciones la fuente web que necesitas: te permite comparar cómo se muestran en Mac y en Windows, y además te proporciona el código para la CSS (hoja de estilos).

19 efectos de texto. Para darle un poco de alegría a tus tipografías, especialmente en los títulos, siempre puedes tirar de Photoshop. Aquí tienes tutoriales para que apliques 19 efectos de texto utilizando la herramienta estándar para el diseño gráfico. Cada uno de los efectos está explicado paso a paso.

3. Inspiración

A veces, lo único que necesitas para romper el bloque creativo es una idea inspiradora. Aquí tienes unas cuantas:

- Buen diseño tirando de CSS. En CSSmania puedes encontrar un montón de buenas prácticas de diseño.

- Inspiración para diseñar un blog. Estos 11 diseños son frescos y creativos, y te aportarán nuevas ideas

- Los mejores sitios web. Estos son los 50 mejores sitios web de 2009 según la revista Time .

4. Arte ASCII = arte friki

¿Crear obras de arte utilizando sólo caracteres? Pues sí. También hay gente que se dedica a eso. Y muchas veces los resultados son sorprendentes. Se llama Arte ASCII -pronunciado “aski” según la Wikipedia- y consiste en crear diseños gráficos utilizando 95 caracteres imprimibles. Incluso se atreven con los comics…

Va a ser cierto que hay gente para todo, ¿no crees?

PONTE UN HORARIO

1. Define un horario de trabajo y cúmplelo

Ponte un horario realista y trata de cumplirlo sin excepciones. Aunque puede parecer una cierta pérdida de libertad, en realidad el horario te da disciplina, y te ayuda a aprovechar el tiempo al máximo.

Siempre nos enfrentamos a la tentación de dormir unas cuantas horas más. Pero piensa que si empiezas por la mañana, a una hora razonable, al acabar el día dispondrás de tiempo más que suficiente para desconectar y para dedicarte a tus aficiones.

Te proponemos este método que hemos desarrollado para construir tu horario de trabajo perfecto.

2. Tómate un descanso cada cierto tiempo

Hay que cumplir el horario, es verdad. Pero no tiene sentido que permanezcas un montón de horas sin levantarte de la silla, pegado a la pantalla del ordenador. Un descanso cada cierto tiempo nos ayuda a refrescar la mente, y nos permite volver al trabajo con energías renovadas.

30 minutos de trabajo a plena concentración dan mucho más de sí que una hora divagando. Así que busca una alternancia: un sprint de concentración, un pequeño descanso, y vuelta al sprint. Por supuesto, nunca te saltes la hora de la comida. No vivimos sólo del aire.

DISEÑA UN PLAN

3. Márcate tus propias metas

Ya sabes lo que dicen: si tú no defines lo que quieres conseguir, otro lo hará por ti. Los objetivos nos marcan el camino a seguir, y nos ayudan a estar motivados. Así que define tus metas a corto, a medio y a largo plazo: ¿Qué quieres conseguir esta semana? ¿Y este mes? ¿Dónde y cómo te gustaría estar dentro de un año? ¿Y dentro de 5? Reflexiona un rato sobre lo que quieres conseguir y escríbelo para no perderlo de vista.

4. Crea listas de tareas

La mejor manera de aprovechar el día al máximo es arrancar con una lista de tareas ya definida. Por eso, lo más práctico es diseñar la lista de tareas del día siguiente al acabar la jornada.

Al principio es posible que te quedes corto, o que incluyas demasiadas tareas. Con el tiempo irás afinando tus predicciones. De todas formas, si no consigues acabarlas todas en un día, continua con la lista al día siguiente.

5. Parte las tareas más grandes en piezas más pequeñas

La única forma que tiene un barco pequeño para sobrevivir a una gran tormenta es ir superando las olas una a una. En vez de abordar una tarea que dura todo un día, pártela en trozos más pequeños. Haz, por ejemplo, 10 tareas más pequeñas.

Piensa que el trabajo es como una manzana gigante. Se nos hace muy difícil hincarle el diente porque no sabemos por dónde empezar. Pero si consigues trocearla, todo resulta más sencillo. Y mucho más fácil de digerir.

Esta práctica nos nos permite superar la parálisis inicial, y nos ayuda a abordar los grandes obstáculos.

6. Haz un seguimiento del tiempo que dedicas a cada tarea

Examina tu trabajo. Si descubres cuánto tiempo dedicas a cada tipo de tarea, podrás afinar cada vez más en tus previsiones. ¿Cuáles te resultan más sencillas? ¿Cuáles te hacen consumir más tiempo? Todas estas preguntas te permitirán ordenarte mejor.

Algunas herramientas para gestionar el tiempo:

- Toggl

- Tick

- Harvest

7. Mide tu rendimiento

Al final del día, ¿has conseguido realizar todas las tareas previstas? Si no es así, ¿por qué no? ¿Estaban mal las previsiones o has perdido demasiado tiempo? Intenta ser honesto en tus respuestas, y pon los medios para mejorar.

Medir tu rendimiento es un paso fundamental para acelerar tu productividad. Te permitirá reconocer tus puntos fuertes y débiles, y te dará las claves para introducir las mejoras necesarias.

Si quieres, aquí tienes algunos consejos más sobre tareas y gestión del tiempo.

CÉNTRATE

8. Sólo una tarea cada vez

No somos ordenadores. Hacer varias cosas a la vez no se nos da bien. Normalmente, lo hacemos mucho mejor si concentramos toda nuestra atención en una tarea determinada. Si empiezas a saltar de una a otra, lo más normal es que pierdas el hilo, que rebajes la calidad del trabajo y que seas mucho menos productivo.

9. Limita el tiempo que dedicas a navegar por Internet

Marca un tiempo diario para navegar y asegúrate de que se trata de temas relacionados con el trabajo. Utiliza un lector RSS para recibir el contenido de los blogs especializados que más te interesan. Perderás mucho menos tiempo que visitando cada uno de los sitios web.

Organiza tu RSS por carpetas, para separar los que están relacionados directamente con tu trabajo y aquellos otros que son personales.

Te proponemos esta estrategia para utilizar de forma inteligente los agregadores de noticias y estar siempre bien informado.

10. Elimina las distracciones

Reserva un tiempo al día para consultar tu correo y tus redes sociales. Si tienes tus cuentas siempre abiertas en el escritorio, es muy fácil que te distraigan de las tareas que estás haciendo. Al fin y al cabo, todos sabemos que echarle un vistazo a Twitter resulta, muchas veces, más atractivo que seguir adelante con lo que estamos haciendo…

Es mucho más eficiente responder a 20 correos en dos o tres tandas que hacerlo a lo largo de todo el día.

ORGANÍZATE

11. Unifica tus cuentas de correo

Casi todos tenemos varias cuentas de correo electrónico, bien porque las vamos arrastrando de épocas anteriores, bien porque necesitamos cuentas diferentes para separar nuestras actividades profesionales. Lo más práctico es que unifiques todas tus cuentas en Gmail, el auténtico líder. De esta forma los correos son mucho más fáciles de gestionar, y no pierdes el tiempo entrando en uno y otro correo. Puedes utilizar los filtros para organizar los mensajes y evitar confusiones.

12. Utiliza etiquetas para ordenar tus mensajes

Gmail utiliza etiquetas en vez de carpetas. El concepto es similar. La diferencia estriba en que un mensaje puede tener varias etiquetas, cosa que no ocurría con el sistema de carpetas.

Crea etiquetas del tipo “Urgente” o “Seguimiento” para dar prioridad a cada uno de los mensajes que recibes. Asigna nombres para cada proyecto, de forma que siempre lo tengas todo ordenado, y no te cueste tiempo ni esfuerzo encontrar la información.

13. Utiliza agregadores de redes sociales para actualizarlos todos a la vez

El Networking te permite estar en contacto con otros profesionales, por lo que constituye una buena fuente de oportunidades. También ahí puedes ahorrarte bastante tiempo. En vez de recorrer una a una las cuentas de Twitter, Facebook, Flickr, etc. utiliza los agregadores para hacerlo todo de una vez.

Algunas opciones:

- Streamy

- Flock

- FriendFeed

MONTA BIEN TU OFICINA

14. Un sitio limpio y ordenado

El entorno siempre es importante, y acaba influyendo en tu humor y en tu trabajo. Por eso es tan importante que cuentes con un espacio limpio y bien ordenado. Mejor si tiene luz natural y es suficientemente espacioso. Una oficina llena de trastos no invita al trabajo, y puede llegar a estresarte.

Intenta que todas las herramientas que necesitas para desarrollar tu actividad -incluida la impresora- estén siempre a tu alcance, para que no tengas que levantarte cada dos por tres a buscar algo.

15. Ponte cómodo/a

No se trata sólo de que todo esté limpio y ordenado. También es muy importante que tu oficina sea cómoda y transmita buenas vibraciones. Invierte en una buena silla y tu espalda te lo agradecerá eternamente. Busca un teclado y un ratón que sean ergonómicos y conseguirás evitar lesiones. Elige tu música favorita si eso te ayuda a sentirte mejor. Intenta crear el mejor ambiente para el trabajo y la creatividad.

Aquí puedes encontrar 11 cosas que debes tener en cuenta cuando te sientas delante del ordenador.

16. Muévete de vez en cuando, cambia tu escenario

Una de las mejores cosas de ser freelance es que no tienes por qué trabajar siempre en el mismo sitio. Si te cansas de tu oficina, puedes probar a trabajar en una cafetería, en una biblioteca, o incluso en un parque. Un cambio de escenario siempre viene bien para refrescar tu mente y para ver las cosas desde otro punto de vista.

Afortunadamente, puedes encontrar en el mercado un montón de ordenadores realmente portátiles, e incluso dispositivos móviles que te permitirán desplazarte sin bajar tu rendimiento. Los sitios con wi-fi de tu ciudad pueden ser una gran opción.

17. Busca ayuda siempre que lo necesites

Si, por el motivo que sea, no puedes con todo, busca a alguien que te eche una mano. Puedes contratar a alguien que se ocupe de tus cuentas y de tus impuestos. Siempre te saldrá más rentable dedicar ese tiempo a lo que tú realmente sabes hacer.

Imagínate que el trabajo se te acumula y no llegas a tiempo. Antes de renunciar a alguno de los proyectos, puedes valorar la posibilidad de contratar a alguien de confianza. Eso te permitirá asumir proyectos más ambiciosos, y te sacará de un apuro en un montón de ocasiones.

18. Aprende de otros freelance

Un buen profesional nunca deja de aprender. Consulta a menudo los blogs especializados en tu área de actividad, participa con tus opiniones y aprende de otros profesionales.

Puedes consultar el artículo 6 Simple Ways For Freelancers To Increase Productivity, publicado por Tim Mercer en Smashing Magazine.

Pero eso se va a acabar. Te proponemos un método en 9 pasos que te permitirá organizar tu tiempo de una forma eficaz y adaptada a tus necesidades específicas. La clave es sencilla: trocéalo todo. Convierte tus tareas, tu tiempo y tu atención en trozos más pequeños. Trabaja mediante sprints cortos y llegarás mucho más lejos. El tiempo que ganes, es tiempo para ti. Podrás usarlo como quieras:

1. Descubre cuál es tu “unidad de atención”

Es posible mantenerse durante horas delante de la pantalla del ordenador, es verdad, pero eso no significa que estemos avanzando a buen ritmo con el trabajo. Nadie es capaz de mantener un alto nivel de concentración durante mucho tiempo. En cuanto nos saturamos, comenzamos a saltar a otras actividades accesorias: consultar el correo, mandar un mensaje, echar un vistazo a los periódicos online…

Para aprovechar bien el tiempo, es importante que descubras cuál es tu “unidad de atención”, es decir, el tiempo que eres capaz de dedicar a completar una tarea sin interrupciones y con un alto nivel de concentración. Puede ser de 30 minutos, 45 minutos, 60 minutos, 70 minutos… difícilmente más. Esa unidad de medida es la base sobre la que puedes construir tu horario perfecto de trabajo.

2. Calcula cuánto trabajo puedes realiza en ese tiempo

La experiencia te va a dar la respuesta: si tu unidad de atención es de 40 minutos, se trata de que calcules cuánto trabajo eres capaz de realizar en ese tiempo: traducir X palabras, escribir X líneas de código, hacer un boceto, etc.

La mayor parte de las tareas que realizamos en nuestra actividad profesional son parecidas a otras que ya hemos completado anteriormente. Por eso no resulta difícil hacer una estimación. No hace falta que sea exacta. Lo que buscamos es una referencia para planificar el trabajo adecuadamente.

3. Trocea las tareas para ajustarlas los bloques de tiempo

Con esas dos referencias, nuestra unidad de atención y la cantidad de trabajo que somos capaces de realizar en ese lapso, tenemos información suficiente: ya podemos trocear nuestras tareas del día en fragmentos más pequeños, de forma que encajen con nuestros bloques de tiempo. Se trata de ir marcando objetivos razonables.

Un ejemplo:

Si estamos redactando los textos de un sitio web, podemos asignar la tarea de redactar un producto completo a la primera unidad de tiempo del día. El siguiente producto lo redactaremos en la siguiente unidad. Y así sucesivamente.

Otro más:

Si nos toca diseñar un logotipo para una empresa, podemos dedicar los primeros 40 minutos a la creatividad, y los siguientes 40 al diseño.

Si, por la razón que sea, no consigues finalizar la tarea en el plazo previsto, remátala en el siguiente bloque de tiempo. Y toma nota para ajustar mejor la planificación en el futuro.

4. Sin interrupciones

Este aspecto es crucial: cualquier actividad que se salga de la tarea asignada no hará más que distraerte, se comerá tu tiempo y tu atención. Así que evita consultar el correo hasta que no hayas completado la tarea. Agrupa todas las llamadas que tienes que hacer y realízalas en un bloque de tiempo. O en dos si es necesario. Olvídate de tu feed y de las últimas noticias. Puedes informarte al final del día, cuando hayas completado tu trabajo.

5. Descansa entre cada bloque de tiempo

El trabajo suele ser más efectivo cuando introducimos sprints cortos, seguidos de pequeños descansos físicos y mentales. Cuando completes la tarea, o cuando concluya la unidad de tiempo, tómate 5 minutos de descanso. Levántate de la silla, estira un poco las piernas, mira hacia el fondo para descansar la vista. A medida que el día avance, incrementa el tiempo de descanso entre cada bloque de actividad.

6. Decide cuál es tu límite diario de atención

A partir de un cierto número de horas, nuestra mente se muestra mucho más lenta. Es verdad que, si nos empeñamos, podemos pasarnos todo el día trabajando, a mayor o menor ritmo. Todos lo hemos hecho alguna vez. Pero seguramente no es lo que quieres. El límite no es sólo físico. El límite lo marcas tú. Debes decidir cuántas horas te interesa trabajar para cumplir tus objetivos profesionales y, sobre todo, personales.

¿Cuánto quieres ganar? ¿Cómo quieres vivir? ¿Cuántas horas quieres trabajar? Esas son las preguntas que marcarán hasta dónde debes llegar. Si te organizas bien, es posible que completes las tareas sin problemas, y que te queden un buen número de horas libres. Puedes aprovecharlas para disfrutar de otras actividades, o puedes dedicarlas a avanzar con otros trabajos, o a buscar nuevos clientes. Ten en cuenta que esto es una carrera de fondo: si fuerzas demasiado la máquina, acabarás quemado antes de tiempo.

7. Distribuye las tareas según tu ritmo de trabajo

Cada profesional tiene sus horas buenas, y otras en las que no produce tanto. Es importante tenerlo en cuenta. La mayoría rendimos mejor en las primeras horas, por ejemplo de 9 a 11, y notamos una caída tras la hora de comer. Hay otra gente a la que le cuesta calentar, y va cogiendo ritmo a medida que el día avanza. No se trata sólo de una cuestión física, o de metabolismo. Las circunstancias juegan un papel importante: hay profesionales que prefieren empezar a las 6 de la mañana porque es un momento muy tranquilo, sin ruidos, sin niños danzando alrededor. Otros, en cambio, apuestan por la noche.

Sea cual sea tu ritmo, debes tenerlo en cuenta para asignar las tareas más complejas a las horas en las que estás más ágil y despierto. Puedes ir dejando las tareas menos exigentes para esa parte del día en la que ya estás más cansado.

8. Evita por todos los medios el bloqueo

Una tarea puede llevarte más de lo que pensabas, puede que incluso el doble o el triple. No pasa nada. A veces calculamos mal, y no tenemos en cuenta todas las dificultades. Pero lo que no puede pasar, bajo ningún concepto, es que te pases el día en blanco, absolutamente bloqueado por una de las tareas.

Es importante que, en esos casos, seas flexible para romper el bloqueo. Una de las estrategias que mejor funciona es la de pasar a otra tarea más sencilla, que te permita avanzar en el trabajo del día, libere un poco tu mente y te dé confianza para afrontar el reto con fuerzas renovadas. No se trata de rehuir las tareas difíciles, ni aquellas que no nos gustan, sino de romper un bloqueo que puede convertir nuestro día en una absoluta pérdida de tiempo.

Es muy fácil que este bloqueo llegue al final del día, cuando más cansados estamos. La mayor parte de las veces, el nudo se deshace cuando atacamos el problema al día siguiente, frescos y descansados.

9. Automatiza los procesos utilizando herramientas web

Existen un montón de herramientas en Internet que pueden ayudarte a completar todos estos pasos con el mínimo esfuerzo. Los gestores de tareas como listasgem, o el mismo to-do-list de Google, te permiten anotar y administrar los trabajos que vas a realizar. Otras aplicaciones, como BookFresh, te ayudan sincronizar tus horarios con tus clientes y colaboradores.

Si quieres saber algo más sobre el arte de trocear, échale un vistazo a estos 10 consejos ágiles para gestionar mejor tus proyectos.

También puedes consultar el artículo 4 Steps to Creating a Freelance Schedule, publicado por Thursday Bram en Freelance Switch.