“Dedicar al trabajo el tiempo que el trabajo requiere, ni un minuto más ni un minuto menos”. Es un lema que cualquier profesional freelance suscribiría. Y es que normalmente no nos organizamos del todo bien. Saltamos de un tema a otro sin orden, navegamos por Internet, hablamos por teléfono, miramos el correo, nos quedamos bloqueados en una tarea…  El resultado ya lo conoces: a menudo tenemos que compensar esa falta de concentración con un montón de horas “extra”.

Pero eso se va a acabar. Te proponemos un método en 9 pasos que te permitirá organizar tu tiempo de una forma eficaz y adaptada a tus necesidades específicas. La clave es sencilla: trocéalo todo. Convierte tus tareas, tu tiempo y tu atención en trozos más pequeños. Trabaja mediante sprints cortos y llegarás mucho más lejos. El tiempo que ganes, es tiempo para ti. Podrás usarlo como quieras:

1. Descubre cuál es tu “unidad de atención”

Es posible mantenerse durante horas delante de la pantalla del ordenador, es verdad, pero eso no significa que estemos avanzando a buen ritmo con el trabajo. Nadie es capaz de mantener un alto nivel de concentración durante mucho tiempo. En cuanto nos saturamos, comenzamos a saltar a otras actividades accesorias: consultar el correo, mandar un mensaje, echar un vistazo a los periódicos online…

Para aprovechar bien el tiempo, es importante que descubras cuál es tu “unidad de atención”, es decir, el tiempo que eres capaz de dedicar a completar una tarea sin interrupciones y con un alto nivel de concentración. Puede ser de 30 minutos, 45 minutos, 60 minutos, 70 minutos… difícilmente más. Esa unidad de medida es la base sobre la que puedes construir tu horario perfecto de trabajo.

2. Calcula cuánto trabajo puedes realiza en ese tiempo

La experiencia te va a dar la respuesta: si tu unidad de atención es de 40 minutos, se trata de que calcules cuánto trabajo eres capaz de realizar en ese tiempo: traducir X palabras, escribir X líneas de código, hacer un boceto, etc.

La mayor parte de las tareas que realizamos en nuestra actividad profesional son parecidas a otras que ya hemos completado anteriormente. Por eso no resulta difícil hacer una estimación. No hace falta que sea exacta. Lo que buscamos es una referencia para planificar el trabajo adecuadamente.

3. Trocea las tareas para ajustarlas los bloques de tiempo

Con esas dos referencias, nuestra unidad de atención y la cantidad de trabajo que somos capaces de realizar en ese lapso, tenemos información suficiente: ya podemos trocear nuestras tareas del día en fragmentos más pequeños, de forma que encajen con nuestros bloques de tiempo. Se trata de ir marcando objetivos razonables.

Un ejemplo:

Si estamos redactando los textos de un sitio web, podemos asignar la tarea de redactar un producto completo a la primera unidad de tiempo del día. El siguiente producto lo redactaremos en la siguiente unidad. Y así sucesivamente.

Otro más:

Si nos toca diseñar un logotipo para una empresa, podemos dedicar los primeros 40 minutos a la creatividad, y los siguientes 40 al diseño.

Si, por la razón que sea, no consigues finalizar la tarea en el plazo previsto, remátala en el siguiente bloque de tiempo. Y toma nota para ajustar mejor la planificación en el futuro.

4. Sin interrupciones

Este aspecto es crucial: cualquier actividad que se salga de la tarea asignada no hará más que distraerte, se comerá tu tiempo y tu atención. Así que evita consultar el correo hasta que no hayas completado la tarea. Agrupa todas las llamadas que tienes que hacer y realízalas en un bloque de tiempo. O en dos si es necesario. Olvídate de tu feed y de las últimas noticias. Puedes informarte al final del día, cuando hayas completado tu trabajo.

5. Descansa entre cada bloque de tiempo

El trabajo suele ser más efectivo cuando introducimos sprints cortos, seguidos de pequeños descansos físicos y mentales. Cuando completes la tarea, o cuando concluya la unidad de tiempo, tómate 5 minutos de descanso. Levántate de la silla, estira un poco las piernas, mira hacia el fondo para descansar la vista. A medida que el día avance, incrementa el tiempo de descanso entre cada bloque de actividad.

6. Decide cuál es tu límite diario de atención

A partir de un cierto número de horas, nuestra mente se muestra mucho más lenta. Es verdad que, si nos empeñamos, podemos pasarnos todo el día trabajando, a mayor o menor ritmo. Todos lo hemos hecho alguna vez. Pero seguramente no es lo que quieres. El límite no es sólo físico. El límite lo marcas tú. Debes decidir cuántas horas te interesa trabajar para cumplir tus objetivos profesionales y, sobre todo, personales.

¿Cuánto quieres ganar? ¿Cómo quieres vivir? ¿Cuántas horas quieres trabajar? Esas son las preguntas que marcarán hasta dónde debes llegar. Si te organizas bien, es posible que completes las tareas sin problemas, y que te queden un buen número de horas libres. Puedes aprovecharlas para disfrutar de otras actividades, o puedes dedicarlas a avanzar con otros trabajos, o a buscar nuevos clientes. Ten en cuenta que esto es una carrera de fondo: si fuerzas demasiado la máquina, acabarás quemado antes de tiempo.

7. Distribuye las tareas según tu ritmo de trabajo

Cada profesional tiene sus horas buenas, y otras en las que no produce tanto. Es importante tenerlo en cuenta. La mayoría rendimos mejor en las primeras horas, por ejemplo de 9 a 11, y notamos una caída tras la hora de comer. Hay otra gente a la que le cuesta calentar, y va cogiendo ritmo a medida que el día avanza. No se trata sólo de una cuestión física, o de metabolismo. Las circunstancias juegan un papel importante: hay profesionales que prefieren empezar a las 6 de la mañana porque es un momento muy tranquilo, sin ruidos, sin niños danzando alrededor. Otros, en cambio, apuestan por la noche.

Sea cual sea tu ritmo, debes tenerlo en cuenta para asignar las tareas más complejas a las horas en las que estás más ágil y despierto. Puedes ir dejando las tareas menos exigentes para esa parte del día en la que ya estás más cansado.

8. Evita por todos los medios el bloqueo

Una tarea puede llevarte más de lo que pensabas, puede que incluso el doble o el triple. No pasa nada. A veces calculamos mal, y no tenemos en cuenta todas las dificultades. Pero lo que no puede pasar, bajo ningún concepto, es que te pases el día en blanco, absolutamente bloqueado por una de las tareas.

Es importante que, en esos casos, seas flexible para romper el bloqueo. Una de las estrategias que mejor funciona es la de pasar a otra tarea más sencilla, que te permita avanzar en el trabajo del día, libere un poco tu mente y te dé confianza para afrontar el reto con fuerzas renovadas. No se trata de rehuir las tareas difíciles, ni aquellas que no nos gustan, sino de romper un bloqueo que puede convertir nuestro día en una absoluta pérdida de tiempo.

Es muy fácil que este bloqueo llegue al final del día, cuando más cansados estamos. La mayor parte de las veces, el nudo se deshace cuando atacamos el problema al día siguiente, frescos y descansados.

9. Automatiza los procesos utilizando herramientas web

Existen un montón de herramientas en Internet que pueden ayudarte a completar todos estos pasos con el mínimo esfuerzo. Los gestores de tareas como listasgem, o el mismo to-do-list de Google, te permiten anotar y administrar los trabajos que vas a realizar. Otras aplicaciones, como BookFresh, te ayudan sincronizar tus horarios con tus clientes y colaboradores.

Si quieres saber algo más sobre el arte de trocear, échale un vistazo a estos 10 consejos ágiles para gestionar mejor tus proyectos.

También puedes consultar el artículo 4 Steps to Creating a Freelance Schedule, publicado por Thursday Bram en Freelance Switch.

Esta entrada fue publicada el Sunday, 2 de August de 2009 a las 12:19 pm por danielcabrera y está clasificada bajo: Aplicaciones útiles, Consejos prácticos. Puede hacer un seguimiento de los comentarios de esta entrada gracias al feed RSS 2.0. Puede dejar un comentario, o enviar un trackback desde su sitio.