Gran parte de los trabajos que debemos realizar a lo largo del día son esencialmente rutinarios: sabemos lo que hay que hacer y cómo hay que hacerlo. Lo único que necesitamos es concentración y esfuerzo sostenido.

A veces, en cambio, necesitamos poner en marcha toda nuestra creatividad para construir algo nuevo, distinto a lo anterior: un diseño, un texto, una propuesta, una presentación, una aplicación diferente…

No resulta fácil salir de la rutina y la repetición. A menudo no sabemos por dónde empezar. Nuestra mente se bloquea y tenemos la sensación de que no vamos a ser capaces de encontrar una  salida.

Para hacer frente a este problema, nada mejor que encontrar una buena fuente de inspiración. Elige la tuya:

1. Un paseo de 20 minutos

Si a pesar de tus esfuerzos no consigues hacer nada productivo, a veces es mejor cortar por lo sano. Apaga el teléfono y el ordenador, abandona la oficina y camina por alguna zona agradable, mejor todavía si se trata de un jardín, un parque o un entorno natural. Cambiar de escenario puede ser suficiente para relajar la presión y romper el bloqueo mental.

2. Habla con un amigo/a

Todos necesitamos escuchar una voz amiga de vez en cuando, y disponer de alguien que nos escuche. Hay gente que necesita hablar de sus problemas. Otros, en cambio, prefieren conversar sobre otra cosa ajena al trabajo. También hay quien busca un punto de vista diferente.

Cualquiera de estos métodos puede ser válido para volver al trabajo con energía y confianza.

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La satisfacción de tus clientes está basada, principalmente, en la calidad de tu trabajo. Pero no podemos olvidar que la forma de hacer las cosas también juega un papel importante.

Hemos seleccionado algunas prácticas relativamente sencillas que te ayudarán a ganarte la confianza de tus clientes.

1. Entrega un poco antes del plazo previsto

Es mejor cubrirse las espaldas en la estimación para poder entregar el trabajo a tiempo y, si puede ser, incluso un poco antes.

Si entregas con un día o dos de antelación, el cliente apreciará tu eficacia, y además tendrá tiempo de realizar algunas pequeñas correcciones antes de lanzar el proyecto al público.

Ojo: no te pases de listo/a. Como hemos comentado alguna vez, si finalizas el trabajo con demasiada antelación, acabarás levantando suspicacias. El cliente puede acabar pensando: “¿Por qué me dijo 10 días si en realidad podía hacerlo en 5? Me está tomando el pelo… “

2. Toma la iniciativa

La mayor parte de las veces, el cliente acudirá a ti con una idea de lo que necesita, pero sin un conocimiento profundo sobre tu área de especialización. En tus manos está ayudarle a encontrar la solución que necesita. Para eso debes tomar la iniciativa.

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Un buen mensaje no es capaz de “corregir” una acción equivocada, pero un mensaje negativo puede impedir que nuestros clientes se animen a dar el siguiente paso en una relación comercial. Piensa, si no, en un buen libro con una pésima portada y un título poco afortunado: el contenido interior puede ser realmente bueno, pero muchos posibles lectores ni siquiera van a concederle una oportunidad…

Por eso es tan importante “desactivar” la carga negativa de los mensajes que emitimos.

Las palabras que escogemos nos “retratan” (y a veces nos delatan)

Si lo piensas, en nuestra actividad profesional estamos todo el tiempo lanzando mensajes: en los contenidos de la página web, los emails que enviamos, las presentaciones, las conversaciones telefónicas que mantenemos, nuestro portfolio, las propuestas que elaboramos…

Las palabras que utilizamos en estos mensajes hablan por nosotros, y suelen decir bastante más de lo que nosotros, en principio, queremos decir, o de lo que somos conscientes que estamos diciendo. Podemos afirmar que las palabras que escogemos para transmitir una idea nos delatan. O, todavía más precisamente, nos retratan. Muestran nuestra forma de pensar y de sentir: nuestro sistema de ideas, nuestro enfoque, nuestra auténtica percepción -consciente e inconsciente- sobre un asunto, así como nuestra actitud e incluso nuestro estado de ánimo.

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1. Dejarse seducir por las grandes cifras de un proyecto

Aunque a primera vista la cantidad económica resulte apetitosa, un proyecto de muchas horas también puede ser ruinoso. No te olvides nunca de dividir el presupuesto entre las horas de trabajo, para comprobar que el proyecto es realmente sostenible.

2. No formalizar los acuerdos

No siempre resulta imprescindible apoyarse en un contrato formal para realizar los proyectos. Al fin y al cabo, esto ralentiza los trámites y puede hacer menos fluida la relación con los clientes. Pero sí conviene que el acuerdo esté siempre muy claro para las dos partes. Por eso resulta muy útil recoger el acuerdo por escrito, aunque sea mediante un simple email. De esta forma reducimos el riesgo de sorpresas, malentendidos y repentinos cambios de opinión.

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La carga de trabajo no siempre es la misma y, evidentemente, hay ocasiones en las que podemos quedamos sin proyectos. Las razones suelen ser variadas: la coyuntura general es mala y el mercado no se nueve, nuestros clientes habituales están concentrados en otras actividades y no dan señales de vida, hay retrasos en la aprobación de presupuestos, etc.

El caso es que el trabajo no llega y, “aparentemente”, no tenemos nada que hacer.

Ante esta situación podemos meternos en la campa y pasar la mitad del día durmiendo, o podemos entrar en “modo pánico”, convencidos de que nuestra carrera profesional se acerca a su fin… Pero afortunadamente existen opciones mucho más útiles y recomendables. Por ejemplo, aprovechar ese tiempo para realizar proyectos personales que darán impulso a nuestro negocio y nos ayudarán a superar el parón.

Estas son nuestras propuestas:

1. Elabora tus casos de éxito

Selecciona los proyectos más interesantes que has realizado y elabora un pequeño resumen con información útil para comunicar la experiencia: cuál era el reto, cómo lo resolviste, cuál fue el resultado final y por qué el cliente quedó satisfecho. Añade un buen apoyo gráfico para hacer el documento más atractivo. Si es posible, pide permiso a tus clientes para utilizar algunas de sus declaraciones. Eso concederá credibilidad a los casos de éxito.

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Con el trabajo freelance sucede como con casi todo: una cosa es lo que esperas, y otra bastante distinta lo que encuentras al final. Esto no tiene por qué ser negativo. Es, simplemente, la diferencia entre nuestras expectativas iniciales -basadas en prejuicios e ideas preconcebidas- y la realidad.

Estas son algunas de las cosas que nos imaginamos que vamos a encontrar en nuestra actividad como freelance:

1. Voy a trabajar menos horas

Es fácil pensar que, puesto que el trabajo depende de nosotros, no hay ningún jefe por encima y no tenemos un horario fijo, podemos organizarnos de otra manera para trabajar menos horas. Pero esto no siempre es así.

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¿Qué variables existen a la hora de gestionar un proyecto? Básicamente 3: el alcance, el plazo y el presupuesto.

La mayor parte de las veces, el cliente fija al menos una de estas variables. Por ejemplo, cuando insiste en que:

- la fecha de entrega tiene que ser X (plazo)

- el resultado final tiene que contar con una determinada funcionalidad (alcance).

- el dinero disponible para el proyecto es de X euros (presupuesto)

En los casos en que una de las variables es fija, es evidente que debemos actuar sobre las otras. Vamos a verlo:

1. Plazo

Muchos clientes insistirán en que la fecha límite para la entrega del proyecto es inamovible. Normalmente, esta fecha dependerá de otros compromisos adquiridos. Es posible que por exigencias del mercado, el cliente haya  fijado una determinada fecha de lanzamiento, o se haya comprometido con otros proveedores.

Modificar el alcance. Lo fundamental en este caso es analizar el alcance del proyecto.

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No siempre resulta sencillo anticipar cómo va a ser un proyecto: unos salen bien, otros no tan bien; algunos son divertidos, otros se hacen interminables; unos nos permiten aprender cosas que antes no sabíamos, otros marcan un punto de inflexión en nuestra carrera profesional, y unos pocos se convierten en un auténtico infierno del que no podemos escapar…

Estos son algunos de los tipos de proyecto que seguramente acabarás encontrando en tu camino:

1. El proyecto de tu vida

Es el trabajo que siempre has querido realizar, el que brillará por encima de todos los demás en tu portfolio: un anuncio para Coca-Cola, una aplicación de éxito, un producto que se vende como churros, un blog con miles de entradas, la traducción de una novela de tu autor favorito…

En estos casos, lo importante no es el dinero -que con un poco de suerte será bastante- sino la oportunidad de marcar un “hito” en tu carrera. El riesgo principal es que, con unas expectativas tan altas, acabes llevándote una desilusión si las cosas no salen exactamente como las habías imaginado.

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Ya sabemos que entregar los proyectos con retraso es muy poco recomendable: afecta de manera directa a nuestra reputación como profesionales y a la confianza que nuestros clientes depositan en nosotros.

Por eso, normalmente conviene cubrirse las espaldas con los plazos de entrega. Y la forma más sencilla de hacerlo es introducir un cierto margen en las estimaciones, de forma que incluso si se produce algún problema o imprevisto, somos capaces de entregar a tiempo, y el cliente queda plenamente satisfecho.

Pero ¿qué ocurre si todo marcha sobre ruedas y, debido en parte al margen de seguridad que hemos añadido, acabamos antes de lo previsto y decidimos entregar el proyecto al cliente antes de lo que se esperaba?

Lo más normal es que el cliente se lleve una grata sorpresa, y que quede francamente encantado. Sin embargo, debido a ciertos prejuicios y malentendidos, un entrega temprana puede traernos algunos problemas. Vamos a analizarlos:

Asunción 1. “La calidad lleva tiempo”

Algunos clientes pensarán que la rapidez con que has realizado el proyecto ha ido en detrimento de la calidad del producto final. Es decir: que si has entregado dos días antes es porque has ido a toda velocidad, te has dejado cosas en el camino, no has revisado el trabajo lo suficiente, etc.

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Si eres un profesional autónomo y residente en España te recordamos que hoy sube el impuesto del I.V.A

El nuevo tributo pasa del 16% al 18% en el tipo general (se aplica a la mayor parte de bienes y servicios) y del 7% al 8% en el reducido (grava espectáculos culturales, hostelería o vivienda nueva).

El I.V.A de productos de primera necesidad se mantiene en el 4%.

Es importante señalar que el tipo de IVA no se determina según la fecha de emisión de la factura, sino según la fecha en que se hayan producido las operaciones o prestación de servicios (fecha de devengo). Es decir, si hemos realizado una prestación de servicios en el mes de Junio de 2010, pero realizamos la factura el 3 de Julio del mismo año, aplicaría el 16% y no el 18%.

Si necesitas información más detalla puedes consultarlos siguientes enlaces:

Ministerio de Economia y Hacienda

BOE 24 de Diciembre de 2009.